การมอบหมายงานและภาระงานตามฝ่ายงาน
(1) หัวหน้าฝ่ายประชาสัมพันธ์
- กำหนดนโยบายของส่วนงานและร่วมกำหนดทิศทางในการประชาสัมพันธ์ของมหาวิทยาลัย
- วางแผนการปฏิบัติงาน บริหารงาน ควบคุมและดูแลการปฏิบัติงานประชาสัมพันธ์
- วางแผนงบประมาณ บริหารงานงบประมาณและค่าใช้จ่ายของงานประชาสัมพันธ์
- บริหารงานด้านฐานข้อมูลเพื่อประโยชน์และประสิทธิภาพในการบริหารงาน
- ติดตาม ตรวจสอบ ให้คำแนะนำ ให้ความรู้เพิ่มเติม ปรับปรุง แก้ไขปัญหาในทางปฏิบัติให้กับเจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์
- การเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กร
- ภารกิจอื่นๆ ที่มหาวิทยาลัยมอบหมาย
(2) ฝ่ายจัดการทั่วไป
2.1 งานสารบรรณ/ธุรการ
- ลงทะเบียนหนังสือรับ-ส่ง, คำสั่ง, ประกาศ หนังสือสารบรรณออนไลน์ภายใน และภายนอกของหน่วยงาน
- จัดทำหนังสือโต้ตอบภายในและภายนอกของหน่วยงาน
- ร่างพิมพ์หนังสือภายใน/ภายนอก ที่เป็นส่วนกลาง
- ดำเนินการจัดทำระบบการเก็บเอกสารของหน่วยงาน
- การติดตามงานฝ่ายต่างๆ ตามที่หัวหน้าส่วนมอบหมาย
- การประสาน และติดตามเรื่องทั้งภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัย
- จัดทำการ์ดวันเกิดของพนักงานภายในมหาวิทยาลัย
- จัดทำตารางกิจกรรมมหาวิทยาลัย และปฏิทินดำเนินการมหาวิทยาลัย
- งานเลขานุการของหัวหน้าส่วน และหน่วยงาน
2.2 งานการประชุม
- กำหนดวัน / จัดทำวาระ / หนังสือเชิญประชุม / บันทึกรายงานการประชุม
- ประชุมประจำเดือน อย่างน้อย เดือนละ 2 ครั้ง
- ประชุมคณะกรรมการต่างๆ ภายในหน่วยงาน เช่น คณะกรรมการ 5ส., ครุภัณฑ์, การประกันคุณภาพ, การควบคุมภายใน (ความเสี่ยง)
2.3 งานรับโทรศัพท์
- ให้บริการในการติดต่อสื่อสารโทรศัพท์แก่บุคคลภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย
- จัดทำสมุดโทรศัพท์แก่บุคลากรภายใน
- จัดทำทะเบียนเลขหมายโทรศัพท์ภายใน
- จัดเตรียมหมายเลขโทรศัพท์ เพื่อใช้ในกิจกรรมต่างๆ ของมหาวิทยาลัย
2.4 งานพัสดุ/ครุภัณฑ์
- จัดซื้อ/ จัดจ้าง/ ตรวจรับ/ ควบคุม/ ดูแลรักษา วัสดุครุภัณฑ์
- ตรวจรับ/ ตรวจสอบ วัสดุครุภัณฑ์
2.5 งานการเงิน
- ดำเนินการจัดซื้อ/ จัดจ้าง การประชาสัมพันธ์ในสื่อต่างๆ
- ดำเนินการยืมเงินทดรองจ่ายของหน่วยงาน
- ดำเนินการคืนเงินทดรองจ่ายของหน่วยงาน
- ดำเนินการเบิกเงินสำรองจ่ายของหน่วยงาน
- ดำเนินการเบิกจ่ายเงิน ค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานต่างๆ ของหน่วยงาน
- จัดทำอนุมัติค่าล่วงเวลาของหน่วยงาน
2.6 งานบุคลากร
- จัดทำแฟ้มประวัติข้อมูลบุคลากรในหน่วยงาน (ประวัติ/ การอบรม/ สัมมนา)
- ตรวจเช็คการมาปฏิบัติงาน/ ลา/ ขาด/ สาย
- จัดทำแบบประเมินของพนักงานในหน่วยงาน
2.7 งานด้านประกันคุณภาพ
- ดำเนินการ งาน 5 ส ในหน่วยงาน
2.8 งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย
- ประสานงานมวลชนสัมพันธ์
- ร่วมงานมวลชนสัมพันธ์ในจังหวัด
- Clipping ข่าวหนังสือพิมพ์ส่วนกลางและส่วนท้องถิ่น
(3.) ฝ่ายมวลชนสัมพันธ์และแผน
3.1 งานต้อนรับคณะดูงาน
- รับเรื่องผ่านหนังสือรับเข้า หรือผ่านทางโทรศัพท์
- ประสานงานคณะดูงานเบื้องต้น เกี่ยวกับวัน – เวลา สถานที่ จำนวนผู้เข้าเยี่ยมชม ความสนใจที่จะเข้าเยี่ยมชม ฯลฯ
- จัดทำหนังสือประสานวิทยากร คณะเยี่ยมชม และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- ประสานงานโสตทัศนูปกรณ์ และห้องรับรองคณะดูงาน
- ทำหนังสือขอความอนุเคราะห์ เพื่อร่วมต้อนรับคณะ และทำหนังสือตอบรับคณะดูงาน
- เขียนข่าวคณะดูงานจัดเก็บเป็นข้อมูล และนำเสนอลงในเว็บไซต์
- ทำหนังสือขอบคุณวิทยากร
- บันทึกภาพกิจกรรม และประมวลภาพคณะผู้เยี่ยมชม เพื่อประชาสัมพันธ์สื่อมวลชนต่อไป
- รวบรวมข้อมูล และสรุปข้อมูลผู้เข้าเยี่ยมชม พร้อมทั้งประเมินผล
3.2 งานประสานงานสื่อมวลชน
- สร้างความสัมพันธ์อันดี กับสื่อมวลชนทั้งภายในจังหวัด และกรุงเทพมหานคร รวมทั้งสื่อมวลชน 17 จังหวัดภาคเหนือ
- ประสานงาน ดำเนินการ ระหว่างสื่อมวลชน กับมหาวิทยาลัย ในระหว่างที่มีกิจกรรมทำข่าว
- ร่วมต้อนรับสื่อมวลชนที่เดินทางมาทำข่าวยังมหาวิทยาลัย
- ร่วมงานมวลชนสัมพันธ์กับชุมชนและสื่อมวลชนทุกแขนงภายในจังหวัด
3.3 งานแผนและงบประมาณ
- งานจัดทำคำขอตั้งงบประมาณประจำปี โครงการและแผนงานของหน่วยงาน
- เขียนแผนงาน และโครงการของหน่วยงาน
- จัดทำแผนกิจกรรมประชาสัมพันธ์รายกิจกรรม และดูแล/ กำหนดงบประมาณในแต่ละกิจกรรมของมหาวิทยาลัย
- ติดตามการดำเนินงาน/ กิจกรรม/ โครงการ ให้เป็นไปตามแผนที่กำหนด
- ดำเนินการตรวจสอบ ติดตาม และควบคุมการใช้งบประมาณประจำปี
- รายงานผลการดำเนินงานและการใช้จ่ายงบประมาณตามแผนงานประจำเดือน / ประจำไตรมาส /ประจำปีของหน่วยงาน
- สรุป ติดตาม ตรวจสอบผลงาน พร้อมทำดัชนีชี้วัดความสำเร็จของกิจกรรม
- จัดโครงการสัมมนาเพื่อพัฒนาบุคลากรในหน่วยงาน
3.4 งานด้านประกันคุณภาพการศึกษา
- จัดทำรายงาน และรายงานผลการควบคุมภายในต่อคณะกรรมการของหน่วยงาน
- จัดทำแผนจัดการความรู้ของหน่วยงาน
- จัดทำรายงานการบริหารความเสี่ยงของหน่วยงาน
3.5 งานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
- งานพิธีกร ในกิจกรรมต่างๆ ที่มหาวิทยาลัยจัดขึ้น
- งานรับโทรศัพท์ สำหรับผู้ที่มาติดต่อภายในมหาวิทยาลัย
(4) ฝ่ายประชาสัมพันธ์และเผยแพร่ข้อมูลข่าวสาร
4.1 งานเผยแพร่ - ผลิตข่าวสาร
- เขียนข่าวกิจกรรมต่างๆ ของมหาวิทยาลัย เพื่อนำเสนอในเว็บไซต์ของมหาวิทยาลัย และส่งสื่อมวลชนทุกแขนง เช่น วิทยุ โทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ และเว็บไซต์
- คิดประเด็น เพื่อนำเสนอทุกสื่อ และประสานงานกับสื่อมวลชน พร้อมทั้งประสานกับผู้บริหาร คณาจารย์ให้ข้อมูล เพื่อให้ข่าวสารของมหาวิทยาลัย ได้รับการเผยแพร่ตามช่องทางต่างๆ
- ทำข่าวบทสัมภาษณ์ผู้บริหาร คณาจารย์ และนักศึกษา ส่งสื่อมวลชน เพื่อประชาสัมพันธ์งานหลักสูตร งานกิจกรรมนักศึกษา และกิจกรรมของมหาวิทยาลัย
- รวบรวมข่าวสารของมหาวิทยาลัยจัดส่งสื่อมวลชนท้องถิ่น
- ส่งข่าวและภาพกิจกรรมต่างๆ ให้สื่อผ่านช่องทางต่างๆ
- ดำเนินการเผยแพร่ข่าวสารกิจกรรม ความเคลื่อนไหว ภายในมหาวิทยาลัยสู่สื่อมวลชน
- หาช่องทางในการเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารผ่านสื่อต่างๆ โดยเฉพาะสื่อทางอินเตอร์เน็ต
- ติดตามข่าวสารที่ส่งออกไปผ่านช่องทางต่างๆ
- เก็บรวบรวมข่าวที่ออกสื่อ ส่งไปยังผู้บริหาร และเก็บเพื่อเป็นฐานข้อมูล
4.2 งานเผยแพร่ - สื่อประชาสัมพันธ์
- ดำเนินการติดตั้ง และดูแล สื่อประชาสัมพันธ์ภายในมหาวิทยาลัยทั้งหมด
- ดำเนินการจัดทำเอกสารประชาสัมพันธ์ อาทิ แผ่นพับ โบชัวร์ แฟ้มประชาสัมพันธ์ เพื่อการประชาสัมพันธ์มหาวิทยาลัย
- ดำเนินการ และจัดทำงานข่าวประชาสัมพันธ์บนเว็บไซต์ www.mfu.ac.th
- ดำเนินการ และดูแลป้ายไฟวิ่งเพื่อการประชาสัมพันธ์หน้ามหาวิทยาลัย
- ดำเนินการจัดรายการวิทยุผ่านเสียงตามสายของมหาวิทยาลัย
- ดำเนินการจัดทำสปอตวิทยุ เพื่อการประชาสัมพันธ์
4.3 งานด้านประกันคุณภาพการศึกษา
- จัดทำรายงานการประเมินตนเอง (SAR)
4.4 งานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
- เข้าร่วมประชุมผู้บริหารกับหัวหน้าฝ่าย และงานประชุมวิชาการต่างๆ เพื่อนำประเด็นสำคัญเขียนข่าว หรือนำเสนอสื่อ
- ออกแบบและจัดทำสื่อประชาสัมพันธ์กิจกรรมภายในมหาวิทยาลัย อาทิ ป้ายผ้า ป้ายไวนิล คัทเอาท์ เพื่อการประชาสัมพันธ์กิจกรรม
- งานติดต่อประสานงานสื่อเพื่อการประชาสัมพันธ์ ติดต่อประสานงานกิจกรรมภายในมหาวิทยาลัย
(5.) ฝ่ายถ่ายภาพและผลิตสื่อ
5.1 งานถ่ายภาพ และวิดีโอ
- ดำเนินการบันทึกภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว กิจกรรมต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย
- ดำเนินการถ่ายวิดีโอ และบันทึกเทปกิจกรรมต่างๆ ของมหาวิทยาลัย
- จัดส่งภาพกิจกรรมตามหน่วยงานภายใน และภายนอก
- จัดทำประมวลภาพกิจกรรมของมหาวิทยาลัย
- จัดเก็บภาพกิจกรรม ในสื่ออิเล็กทรอนิคส์ \\10.1.1.220
- ประสานงาน เกี่ยวกับงานเว็บไซต์ของมหาวิทยาลัย เพื่อจัดเตรียมข้อมูลภาพถ่ายกิจกรรมนักศึกษา
5.2 งานผลิตสื่อ
- ทำป้ายประชาสัมพันธ์กิจกรรมของมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง
- ออกแบบสื่อสิ่งพิมพ์วันสำคัญ เช่น ถวายพระพร 12 สิงหา
- จัดนิทรรศการในงานต่างๆ ของมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง
- ติดตั้งป้ายประชาสัมพันธ์ของมหาวิทยาลัยและติดต่อประสานงานเกี่ยวกับการติดตั้งป้ายประชาสัมพันธ์
- ประสานงานเรื่องบันทึกเทปถวายพระพรวันสำคัญ และขอซีดีออกอากาศ
- เก็บข้อมูลของมหาวิทยาลัย ที่ออกอากาศทางโทรทัศน์ช่องต่างๆโดยจัดทำเป็นซีดี เพื่อเก็บเป็นข้อมูลของหน่วยงาน